ASOCIACIÓN MEXICANA DE MECATRÓNICA
CONVOCA A TODOS LOS CAPÍTULOS ESTUDIANTILES MIEMBROS DE LA ASOCIACIÓN MEXICANA DE MECATRÓNICA QUE ESTÉN INTERESADOS EN SER SEDE DEL 16° CONGRESO NACIONAL DE MECATRÓNICA, A PARTICIPAR EN LA CONVOCATORIA “SEDE DEL CONGRESO 2017”, BAJO LAS SIGUIENTES BASES.
BASES
1. Los capítulos estudiantiles interesados deben tener estado de activo, es decir, deben ser un capítulo con su registro en regla y actualizado.
2. Los capítulos estudiantiles deben formar parte de una institución educativa pública o privada de nivel superior.
3. La institución educativa debe contar con un auditorio para al menos 500 personas, para la realización de conferencias.
4. Junto al espacio de conferencias se requiere un espacio lo suficientemente amplio para aproximadamente 15 stands de patrocinadores con medidas de 3 x 3metros, el cual debe ser techado.
5. Espacio para aproximadamente 7 talleres simultáneos durante todo el día, dentro de la misma institución.
6. Un espacio para competencias de robótica para alrededor de 500 participantes por día durante dos días y medio.
7. Los espacios deben encontrarse dentro de la misma institución sede, por lo que no se aceptarán propuestas donde los espacios se encuentren ubicados en diferentes campus o facultades, dado que se requiere que los asistentes no salgan de la institución para trasladarse a talleres, conferencias o competencias.
8. La solicitud debe ser realizada a través de la institución educativa a la que pertenecen, en papel membretado y firmado por la máxima autoridad de la institución, la cual debe contener los siguientes puntos:
a. Especificar que se desea ser sede del congreso en octubre-noviembre de 2017.
b. Nombre del representante del capítulo estudiantil.
c. Nombre del profesor asesor del capítulo.
d. Nombre y firma de la máxima autoridad de la institución educativa.
9. La solicitud debe venir acompañada de la siguiente documentación:
a. Cotización por el uso de las instalaciones de la institución educativa. En caso de no tener costo, es necesario que se especifique claramente. Si algunas cosas generan costo y otras no, especificarlo en la misma cotización.
b. Estacionamiento disponible para el congreso.
c. Fotos de las instalaciones de la institución donde se llevará a cabo el congreso.
d. Carta compromiso firmada por el asesor del capítulo y el presidente del capítulo, donde se haga patente el compromiso que están aceptando en caso de verse favorecidos por el comité evaluador. En la carta se debe especificar a qué se comprometen.
e. Plan de trabajo a partir del mes de febrero del 2017, para lograr que el congreso tenga éxito.
f. Propuestas de eventos alternativos que se puedan tener en conjunto con la secretaria de turismo del estado correspondiente.
g. Opciones de hospedaje para los asistentes, cercanos al lugar del congreso.
h. Otras sugerencias por parte de los aspirantes en caso de que se tengan.
10. Los aspirantes deben tomar en cuenta lo siguiente:
a. El comité evaluador estará integrado por socios que ya han tenido experiencia en la organización del congreso, por lo que su decisión es de carácter inapelable.
b. Aun cuando la institución sea sede del congreso, los estudiantes que no participen en el comité organizador deberán realizar el pago correspondiente para tener acceso al congreso.
c. El comité de evaluación se reserva el derecho de declarar desierta la sede y por lo tanto decidir donde se llevará a cabo.
d. Se va a considerar el costo/beneficio para la realización del evento en cada una de las instituciones proponentes. e. Los casos no previstos en la presente convocatoria serán resueltos por el comité organizador.
11. El compromiso de la Asociación Mexicana de Mecatrónica con la institución sede son los siguientes:
a. Recepción de trabajos a publicar.
b. Cobro de cuotas y expedición de facturas.
c. Organización de los talleres, concursos y stands.
d. Reconocimiento a la institución sede.
e. Expedición de reconocimientos a todos los participantes al evento.
f. Expedición de reconocimientos a todos los que formen parte del comité organizador.
g. Cubrir los gastos generados por la organización del evento.
h. Promoción de la institución sede.
Fechas:
La convocatoria queda abierta a partir de la publicación de la misma, y hasta el 15 de junio del año 2016. Las instituciones interesadas deben enviar la documentación respectiva al correo electrónico:
En caso de ser necesario se solicitarán los documentos en original.
La respuesta se dará a conocer a más tardar el 30 de Agosto del año 2016.
El comité evaluador podrá extender esta fecha en caso de ser necesario, dándolo a conocer a los participantes a través de la página de internet de la Asociación.
ATENTAMENTE:
DR. JUAN MANUEL RAMOS ARREGUÍN
PRESIDENTE
ASOCIACIÓN MEXICANA DE MECATRÓNICA, A.C.